Compliance Burocrático

junio 04, 2018 Andres Toledo

Compliance Burocrático.

Por Andrés Toledo.

 

Los programas de ética y cumplimiento, conocidos coloquialmente como simplemente “compliance”, son fáciles de diseñar. Desde una perspectiva teórica, efectivamente debiesen serlo. No obstante, implementarlos eficientemente dentro de una determinada organización es una verdadera hazaña. Casi tan compleja como realizar cualquier trámite migratorio. 

Hace pocos días, tuve que gestionar una nueva visa para mantener mi residencia en Chile y encontré útil hacer un símil con la gestión interna de implementar compliance. “Filas de hasta seis horas por alta demanda en Extranjería de la PDI” titula una nota sobre las largas horas de espera que muchos extranjeros hemos tenido que invertir en la Oficina de Extranjería de la Policía de Investigaciones de Chile para poder cumplir con la normativa migratoria pertinente. Durante dicha tediosa espera, pude escuchar una de las palabras más comunes al momento de desarrollar un programa de compliance. Burocracia. 

Uno de los principios del procedimiento administrativo es la celeridad, la cual antagoniza la burocracia y pretende asegurar la máxima dinámica posible del trámite. Mediante dicho principio se busca evitar aquella “administración ineficiente a causa del papeleo, rigidez o  formalidades superfluas”, definición conforme la Real Academia de la Lengua Española. Las largas filas y las innumerables horas de espera para gestionar un trámite evidencian la ineficiencia de un debido procedimiento administrativo. Las causas pueden ser diversas y el administrado fácilmente podrá dar infinitud de propuestas para agilizar el trámite, siendo que la  administración deberá mejorar asegurar el cumplimiento del referido principio. 

Los trámites migratorios son bastante burocráticos. Me refiero no solo en Chile. Empero, son necesarios. Los programas de compliance son necesarios y, al igual que los procedimientos migratorios, también pueden llegar a ser burocráticos si es que no son implementados cautelosamente y desde una perspectiva del usuario final; es decir, aquella persona que debe cumplir con dicho programa. Al margen de las diferencias que existen desde la administración pública con el sector privado, a continuación establezco los principales elementos a tener en consideración al desarrollar un procedimiento interno como parte del programa de ética y cumplimiento. 

En primer lugar, el objetivo debe ser claramente establecido. La finalidad del procedimiento puede parece ser bastante obvia para aquel que la desarrolla, pero debe tener la habilidad de dejarlo claramente previsto para que el usuario también comprenda la necesidad de cumplir con cada uno de los pasos del procedimiento. 

Luego, el alcance de dicho procedimiento y los recursos internos disponibles para que el procedimiento sea efectivo y eficiente. Dependiendo de las características de la organización, se debe designar responsabilidades internas para dar cumplimiento a cada uno de los pasos para que el procedimiento se cumpla efectivamente. Al definir el alcance; es decir, aquellas personas que se encuentran sujetas a cumplir con el procedimiento en particular, es vital tener en consideración su perspectiva.

De esta manera, el tercer elemento, y bajo mi consideración el más importante, es la empatía. Muchos programas de ética y cumplimiento, al igual que los trámites administrativos, cuentan con diversos procedimientos que abundan en cantidad de papeles y palabras rebuscadas. Parece ser que pretenden confundir al usuario y de complejizar aún más el procedimiento. Generar mayores barreras burocráticas y dejar de lado el alcance del objetivo previsto. Por ello, la empatía permite tener en consideración la perspectiva de aquella persona, aquel colaborador, que deberá realizar cada uno de los pasos previstos para alcanzar el objetivo propuesto.

Un programa de ética y cumplimiento, al igual que un sistema jurídico debe ser eficiente. Para ello, los elementos que lo conforman deben permitir su comprensión de forma ágil y transparente. La cantidad de páginas que tenga un procedimiento, no necesariamente es directamente proporcional a su eficiencia. La cantidad de personas haciendo filas para realizar un trámite administrativo migratorio evidencia la necesidad de mejorar el procedimiento para que sea más eficiente. 

 

Las opiniones vertidas en el presente artículo no representan necesariamente la opinión de ACCEC, su Directorio o sus Asociados.


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